گزارش پیشرفت کارها، یکی از قویترین ابزار برای خوشحال و راضی نگه داشتن مشتری، اطمینان از قرار داشتن پروژه در مسیر درست و ادامه کار با مشتری است.
اکثر مشاوران به این موضوع توجه دارند و برنامه‌ای هم برای ارائه منظم گزارش پیشرفت کار دارند اما به برنامهی خود عمل نمی‌کنند.
گزارش فوق الذکر سندی ساده و تک صفحهای است که سه موضوع زیر رئوس آن را تشکیل می‌دهد:
۱. چه کارهایی انجام شده و نتایج هر کدام
۲. کارهای در حال انجام و وضعیت فعلی آن‌ها
۳. کارهای آینده یا پیشنهادی و ارزش اجرایی آن‌ها
سه گام بالا همانقدر که ساده به نظر میرسد ساده است اما تأثیر عمیق و قدرتمندی دارد. بیایید عمیقتر هرکدام را بررسی کنیم:
بخش اول- هنگامی که کارهای پایان یافته و نتایج به دست آمده را گزارش می‌کنید، مشتری، حسخوبی پیدا می‌کند چراکه هزینهها را توجیهپذیر یافته و استخدام شما را کاری درست میپندارند. البته اگر نتیجه آن چیزی که باید نباشد، باید توضیح و برنامه‌ای برای اصلاح داشته باشید.
بخش دوم – نشاندادن فعالیت‌های جاری و در حال کار نشاندهنده تلاش شماست و حجتی برای ادامه پرداخت هزینههای تجارب شما خواهدشد.
بخش سوم – این یکی، مورد مهمی است. با نشان دادن قدمهای بعدی و پیشنهادی مرتبط، مشتریان خود را برای درک پیوستگی کارها و دیدن آن‌ها آماده می‌کنید. اگر برای این قبیل مراحل برنامه ندارید، گامهای ارزشمند که میتواند در کسب و کاری فعلی یا حوزه‌ای جدید وارد شویر را شناسائی کنید؛ اگر تنها برای کار موردنظر توافقکرده و گامهای اجرایی بعدی نداشته باشید، پروژه به سرعت پایان میپذیرد درحالی که کلی فرصت هنوز بین شما و مشتری مانده است([i]).
آمادهکردن گزارش پیشرفتکار بسیار آساناست. این گزارش میتواند شامل پاراگرافهایی بر روی قطعه کاغذی عنوانبندیشده یا نموداری که نتایج را نمایشدهد یا هردو باشد.
ارائه گزارش شاید بخشی حذفشده از نقشمشاور باشد ولی باید به شکل منظم اجرا شود. از آنجائیکه مشتریان من در مقاطع ماهانه مورد مشاوره قرار می‌گیرند، گزارشهای من هم ماهانه هستند هرچند این کار زمانبر نبوده و میتوانم در هرزمانی آمادهاش کنم.
([i]) your project will come to a swift end, and you’ll be leaving a great deal of money on the table
دیدگاه‌ها