استفاده مشاوران موفق از سیستمها
من یکدهه است که نه تنها از کارکردن به عنوان مشاور لذت میبرم، بلکه فرصت کار با مشاوران و شرکت‌های مشاوره را هم داشتهام.
در طول کسب و کار خودم به عنوان مشاور و کار با مشاورانی که مشتریان من بودند، در بیش از بیست حوزه صنعتی، فعالیتکرده و تجربه شخصی دستاولی از نحوه کار مشاوران در کارشان دارم.
مشاوران موفق، سیستماتیک کار می‌کنند؛ آن‌ها یا به شکل خودآموز توسعهشخصی را اجرا کردهاند یا دورههایی را گذارنده و برای آموختن از حرفه‌ای‌ها، پول خرج کردهاند؛ سپس آموختهها را مطابق نیاز مشتری به کار بردهاند.
سیستم در اینجا، تعریف به گامها و اقدامات شما و مشتریان شماست که در هر مرحله اتخاذ می‌شود. سیستم اثربخش همانند نقشه عملمی‌کند؛ انتخاب مسیر درست را ممکن می‌کند؛ همچنین جایی که باید تغییر مسیر بدهید، گزینه‌ها و ایدههای اختیارتان می گذارد.
سیستم خود را ایجاد کنید
این کار برای زمانی که تازهکار هستید، برای شکل دادن به سیستم ایدهآل شخصی، مناسب است. دلیل ارزشمندی آن، فرصت تلاش برای چارچوب کسب و کار شخصی است و اینکه درک بهتری از آنچه که واقعاً می‌توانید به مشتری پیشنهاد کنید و همچنین چگونگی کمک به آن‌ها.
سیستم می تواند خیلی ساده باشد
سیستم شما نباید غامض یا سرشار از جزئیات باشد. مثلاً لازم نیست شامل ۱۰۰ صفحه نگاره و نمودار و دستور باشد؛ می تواند شامل آن‌ها هم باشد، ولی لازم نیست!
هستهاصلی هر سیستم، با توجه به تجربه من اغلب، میتواند در چند صفحه به شکل ساده، هر حوزه‌ی اصلی را پوشش دهد.
اجازه دهید ببینیم شما چگونه می‌توانید سیستم خود را درست کنید.
راه اندازی
برای شروع، بررسی دقیقی از فعالیتهدف خود داشته باشید. تمام اقدامات، از آغاز تا پایان پروژه را فهرست کنید. سپس برای هر راهکار، سند کوتاهی]به عنوان سند راه[ آماده کنید.
مثلاً، این سند ممکناست جلسه با مشتری، ارتباطات، ارسال پیشنهاد و قرارداد، کارهایی که برای کمک به آن‌ها انجام می‌شود و صدور صورت حساب را شامل شود.
هر یک از این گامها باید بخشی از سند سیستم یا سازوکار شما باشد.
بیایید برای روشن شدن کار، سند راه را جزئیتر بررسی کنیم:
۱) جلسه با مشتری: سندی کوتاه که شامل تمام پرسشهای اصلی است که در اولین ملاقات با مشتری پرسیده می‌شود.
البته می‌توانید برای پوشش درست سند، هر زمان لازم بود، آن را جرح و تعدیل کنید.
۲) ارتباطات: در ارتباطات از رایانامه استفاده می‌کنید یا نمابر یا پست؟ برای هر یک از این روشها، باید قالب آماده دارای اطلاعات تماس و منقش به لوگوی شرکت داشته باشد. با این کار، محتوای ضروری را درج و ارسال کرده و کار خود را راحت می‌کنید.
۳) پیشنهاد و قرارداد: قالبی برای هرکدام ایجاد کنید. هربار کافیاست قسمتهای خالی ]پیشنهاد و قرارداد[ را تکمیل و ارسال کنید. با این کار به جای صرف ساعتها یا روزها بر روی آمادهسازی، تنها کافی است، قالب آماده را تکمیل و ظرف چند ساعت، قبل از سرد شدن روابط، به مشتری عودت دهید. اصل سرعت و کارایی است!
۴) اسناد کار: هسته هر سیستم، “اسناد کار” است. بسته به نوع مشاوره و اینکه شما چه کاری برای مشتری انجام خواهید داد، این سند متفاوت خوادشد. هرچند هدف اصلی همه اسناد در نظر داشتن دانش و مهارتهایی موردنیاز و ضبط آن‌ها بر روی یک برگ کاغذ یا فایل پاورپوینت است. جایی که برای نشاندادن مراحل و گامهای پروژه، “نقشهای از فرآیندها” ساخته می‌شود اما شما برگهای از پرسشهایی موثر دارید تا سریع پاسخها لازم را بگیرید و در نتیجه پیشنهادهای بهتری به مشتری ارائه کنید. همچنین می‌توانید چکلیستی از حوزههای اصلی و کلیدی یا مشکلات معمول فراهم و از آن در کمک به مشتری استفاده کنید.
۵) صورت حساب: این بخش سیستم، باید دربردارنده فاکتور پیشنهادی، رسید، و فایل اکسل یا هر قالبفایلی باشد که به شما در نشان دادن زمان صرف شده بر روی پروژه کمک کند. داشتن اینچنین اسنادی، شما را از سایر همکاران برای رسیدن به موفقیت متمایز می‌کند هر چند، برای جویندگان دشواریهایی را میسازد.
سیستم، باعث صرفهجوئی در زمان، حفظ نظم و تضمین ثبات در مسیر و جلوگیری از جااندختن کار می‌شود. اینهمه یعنی نتایج بهتر برای مشتری که معادل رضایتمندی مشتری است. ناگفته نماند با سیستم، حرفهایتر دیده می‌شوید.
دیدگاه‌ها