بهره وری در جلسات با مشتری

جلسه با شرکت و کارکنان مشتری باید دقیق و بهره ور برنامه ریزی شود!

کرونا:

فروشگاه زنجیره ای “الف” بعد از همه گیری بیماری کرونا برای حفظ سلامتی مشتریان و کارکنان سعی در اجرای دقیق دستورالعمل های بهداشتی وزارت بهداشت و درمان را دارد؛ آن ها علاوه بر فضای فروشگاه ها، محیط های اداری و تردد مشتریان، می خواهند تمام زنجیره ی تأمین فروشگاه که در آن تأمین و عرضه ی محصولات غذایی صورت می گیرد را تحت پوشش دستورالعمل های بهداشتی خود و وزارت بهداشت قرار دهند.

فروشگاه در ادغام های عمودی گذشته، بسیاری از تأمین کنندگان را به تملک خود درآورده است و سایر تأمین کنندگان نیز به سبب اهمیت حضور فروشگاه در چرخه ی فروش آن ها، معمولاً استانداردهای فروشگاه را رعایت می کنند.

 به همین منظور، فروشگاه، شرکت مشاوره طرف قرار داد خود را دعوت و برای آن ها طرح مسئله می نمایند؛ انتظار آن ها اجرای دستورالعمل ها با کمترین آسیب به کسب و کار فروشگاه است؛ آن ها استفاده از بستر تجارت الکترونیک و فروش برخط را هم در نظر دارند ولی نسبت به نیاز، ملزومات و هزینه ها، چشم انداز روشنی ندارند.

فاطمه به عنوان متخصص تجزیه و تحلیل کسب و کار و عضو ارشد مطالعه بازار شرکت مشاوره مدیریت “رها نگر پویا” ؛ مشاور ارشد پروژه فروشگاه زنجیره ای “الف” می گردد. مسئولیت او، برقراری جلسه با مجموعه ای از مشاغل گوناگون زنجیره تأمین، با هدف تعیین نیازمندی ها و تعیین برنامه ی اولیه است.

در این پروژه سرعت بسیار حائز اهمیت اعلام می شود.

برنامه ی جلسات مشتمل بر ده جلسه دو ساعته در هفته تعیین می شود که طی آن تمام اعضاء تیم فروشگاه دعوت می شوند. در هر جلسه تمرکز بر روی منطقه ای خاص از کسب و کار مشتری است.

در همان روزهای اول، در برخی جلسات اعضائی حضور داشتند که کمترین نقش در یک منطقه بر عهده آن ها بود و در برخی مواقع نیز هیچ نقشی ایفا نمی کردند. در برخی جلسات هم اعضاء یا زود می رفتند و یا اساساً حضور پیدا نمی کردند. فاطمه نگران شد که برخی نکات اجرایی در نظر گرفته نشود یا بدون حضور کامل اعضاء، مفهوم سازی برنامه به درستی صورت نگرید.

نهایتاً فاطمه در گزارش هفتگی خود به امکان نقصان در درخواست مشتری به دلیل حضور ناقص اعضاء تیم اشاره می کند. مدیر مشتری نیز در پاسخ به فاطمه می نویسد که بر اساس بازخورد دریافتی، او وقت زیادی را برای تدوین نیازهای مشتری صرف کرده و بر روی موضوعاتی بحث کرده اند که تأثیری بر درخواست مشتری ندارد.

بازخوردی صریح و سریع!

نکته:

مشاور وقتی در یک پروژه فعالیت می کند، بعضاً و نه عموماً، بر روی یک پروژه متمرکز است؛ این در حالی است که مشتری نیز خود را متعهد به پروژه می داند اما تنها در موضوع پروژه مشغول نبوده و عملیات جاری خود را دارد و همکاری با مشاور یکی از کارهای اوست. مشاور باید به گونه ای برنامه ریزی کند که ضمن استفاده حداکثری از وقت خود به وقت مشتری نیز احترام بگذارد.

در مشکلاتی همانند بیماری کرونا که بحرانی در مقیاس جهانی است، متغیرها و محدودیت های بیرونی زیادی وجود دارد که نیازمند سعی و کوشش بیشتر از جانب مشاور برای بهینه سازی جلسات(به خصوص جلسات ویدئو کنفرانس) است و جایی برای از دست دادن زمان وجود ندارد.

بنابراین :

• جلسات گروهی را محدود کنید. اگر در یک موضوع، با حضور حداقل اعضاء و افراد ذی مدخل امکان برگزاری جلسه هست، با همان افراد جلسه را برگزار کنید و دقیقه دقیقه ی آن را برای آگاه و به روز نگه داشتن افراد حاضر در جلسه، از موضوع آن، مدیریت کنید.

• اگر نیاز به برگزاری جلسه ای گسترده با حضور اعضاء واحدهای مختلف هست، دستور جلسه ای دقیق از جزئیات را یک روز قبل از جلسه تهیه کنید. این دستور جلسه کمک می کند تا افراد نیز ضرورت بودن یا نبودن خود را تشخیص بدهند ؛ البته در هر حال لازم است دعوت به جلسه و جزئیات برای آن ها ارسال شود.

• با توجه به توانایی افراد حاضر در جلسه انعطاف پذیر باشید. اگر قادر به شرکت در جلسه نیستند نقطه نظر آن ها را قبل از جلسه و در ملاقات انفرادی اخذ کرده و در جلسه آن را داشته باشید.

• تعهد و اختیارات هر یک از اعضاء تیم پروژه را تعیین کنید. این موضوع باید به شکل شفاف در قرارداد ذکر شده باشد. اگر فرد قادر به ایفای تعهدات خود نباشد مدیر مشتری باید این موضوع را در تعدیلات قرار داد بگنجاند یا درخواست کنید برای دستیابی به اهداف مد نظر مشتری، جابجای بین افراد شرکت صورت پذیرد.