چالش:
شرکت “سرو”، تولید کننده مقاطع فولادی، برای دو پروژه در بخش های حسابداری و انبار، با هدف ارتقاء سیستم ها، نسبت به تشکیل کارگروه کاری و تیم سازی برنامه ریز کرده و بعد از بررسی با دو تولید کننده نرم افزار، برای ارائه پیش نمایش نرم افزارها ارتباط می گیرد. علی به عنوان مدیر مشاور از سمت شرکت مشاوره و عباس از شرکت به عنوان دستیار او در انتخاب و جمع آوری داده برای تعیین قرار ملاقات و دعوت از عرضه کنندگان تعیین شدند. بعد از یک هفته اولین پیش نمایش از اولین عرضه کننده حاضر شد و قرار شد تا این نسخه به قائم مقام مدیر عامل ارائه شود.
زمانی که آن ها وارد دفتر قائم مقام مدیر عامل شدند، مواجه با ناراحتی و سردی رفتار او شدند.
عباس، بعد از کمی سکوت پرسید: جناب رهبر خدمتتان باشیم، یا وقت دیگری مزاحم باشیم؟
مدیر پاسخ داد : شما قرار بود با شرکتی که نرم افزار را تولید کرده ملاقات کنید؛ این نسخه که من می بینم ظاهراً نمونه ی عمومی آن هاست که در تارگاه شرکت طراح قرار دارد و هر کسی می تواند آن را ببیند ظاهراً اگر شما دو نفر با آن ها ملاقات هم کرده باشید، آن ها هیچ توجهی به درخواست های ما و درست تر بگویم شما نداشته اند!!
آن ها مبهوت به مدیر نگاه می کردند؛ از انفعال آن ها بود یا خنده ی علی، صدای مدیر بالاتر رفت؛ علی سعی کرد مدیر را آرام کند.
مدیر فریاد زد: حرف مرا قطع نکن! شما دورتادور مرا پر از کاغذ کرده اید و برای خودتان مستندات را بررسی کرده اید اما الآن سر خط هستیم!
عباس دورادور از روحیات مدیر باخبر بود اما ندیده بود سر کسی داد بزند. علی هم از بیان این نظر و اینکه به فعالیت آن ها به دیده ی حقارت نگریسته می شد ناراحت بود. ولی کمی صبر کرد و در عین اینکه مراقب بود شرایط بحرانی نشود آرام ومتین شروع به صحبت کردن کرد.
من متأسفم که نسخه نمایشی مطابق انتظار نیست! الآن اگر اجازه بفرمایید بر روی اصلاح کار متمرکز باشیم؛ علی مدارکش را باز کرد و ادامه داد؛ اگه اجازه بدهید به فهرست نیازها برگردیم و ببینیم کدام یکی از این موضوعات از قلم افتاده است؛ وقتی توضیحات و درخواست برای مدیر تشریح شد؛ نشانه های آرام شدن فضا از چهره ی مدیر نمایان شد.
علی موضوع نمایش همزمان نرم افزار فعلی و نسخه ی نمایشی را مطرح کرد و به آرامی گفت : برویم اتاق کنفرانس!
علی خواسته یا ناخواسته مدیر را از موقعیت و صندلیش جدا کرد؛ این تأخیر به وجود آمده تا اتاق جلسه، علی را امیدوار به کاهش بیشتر استرس مدیر کرد.
پس از مختصری گفتگو تنها سه مورد بود که از تکالیف مقرر تیم مدیریت پروژه در بخش انبار جا مانده و یا اشتباه تفسیر شده بود. علی پیشنهاد داد که سریعاً این موضوع به شرکت عرضه کننده نرم افزار انتقال داده شده تا نسبت به انجام اصلاحات اقدام شود و قول داد که تا پایان هفته نسخه ی اصلاح شده را ارائه کند. همچنین این نیاز به شرکت دوم که قرار بود هفته ی بعد نسخه ی نمایشی آن ها بررسی شود نیز منتقل گردد؛ همچنین قرار شد هماهنگی شود تا آن شرکت نیز درک کاملی از نیاز و نقطه نظر شرکت “سرو”داشته باشد.
نکته :
پیش می آید که در طول یک پروژه جزئیاتی از قلم بیفتند و از آنجائیکه قراردادهای مشاوره گران قیمت است آن ها کمال مطلوب را می طلبند و زمانی که در یک پروژه اوضاع خوب پیش نرود مشاوران برای اینکه سرشان کاسه و کوزه شکسته شود گزینه ی مناسبی هستند. شرکت ها خشم خود از روند اجرا و چگونگی اجرای یک پروژه را به مدیر پروژه منتقل می کنند.
باور داشته باشید تنش و استرس مسری است در این حالت در مواجهه با این موقعیت ها روش های زیر را امتحان کنید:
• سعی کنید شرایط را با پرهیز از پاسخ دهی و با طمأنینه آرام کنید.
• سعی کنید حتی المقدور محل جلسه را عوض کنید تا موجب کاهش هیجان شود، معمولاً افراد در خانه ی خود احساس قدرت بیشتری می کنند و می توانند به مراتب شدت بیشتری از خود نشان دهند. اتاق های همایش برای این هدف مناسبند.
• بر روی یک سیر منطقی و موضوعات عقل پذیر تمرکز داشته باشید. رفتار منطقی باعث می شود شخصیت شما بزرگ جلوه کند و وسیله ای دست مخاطب برای توجیه تصمیمات عصبی او نشود. بخواهید بر این اساس انتظارات خود را بیان کنند.
• نگرش حل مسئله داشته باشید، ممکن است اشتباهاتی مرتکب شده باشید و نکاتی از قلم افتاده باشد که نگاه حل مسئله کمک می کند اندیشه ی آزادی در مورد پروژه داشته و از حرکت دادن سنگ در سرازیری پرهیز کنید. در عین حال بر آنچه که می تواند شرایط را اصلاح کند تمرکز کنید.
دیدگاه‌ها