قراردادها و پیشنهادها جزء مهم هر پروژه مشاوره هستند. از نظر عدهای “جامزهر حیاتی” هستند و برای برخی هم موضوعی کلافهکنندهاند و ارزش واقعی کمی دارند.
هر مشاور سبک مورد علاقه خود را در این مورد دارد. بهره کمی از تلاش برای پوشش تمام جزئیات در این قبیل اسناد هست زیرا هر پروژه حالوهوای متفاوت و اطلاعات متمایزی دارد.
آنچه که من اینجا مطرح می‌کنم مواردی است که نیاز دارید برای تسهیل کسب و کار از آن آگاه باشید و برای هر دو طرف قرارداد موثر و ارزشمند است.
در قرارداد طول متن موضوعیت ندارد
به استناد مشاوره به شرکت‌هایی از بیستگونه صنعت مختلف، میتوانم ادعا کنم هیچکس حال و حوصله مطالعه قراردادها و پیشنهاد مطول را ندارد. ۹۰درصد این موارد فقط منتهی به مشکل می‌شود.
مواردی هم هست که در آن‌ها پیشنهاد و قرارداد کمتر از ۴۰ صفحه نمی‌شود و آن مربوط به قراردادهای دولتی و پروژه‌های بزرگ مقیاس می‌شود. گرفتن پروژه‌های دولتی عایدی زیادی برای شما دارد([i]).
برگردیم به قراردادها و پیشنهادهایی که در بیشتر موارد می‌توانید استفاده کنید.
به دلیل اینکه فقط ۳۰درصد متن قراردادها حاوی اصل مطلب بوده و باقی گزاره‌های آن جملات اضافهاند، من از قرارداد و پیشنهاد ترکیبی که معولاً تا سه صفحه است، استفاده می‌کنم. مشاوران با استفاده از قرارداد میخواهند همه چیز بفروشند این کار بیشتر مثل فروش “ماشین دستهدو” میماند.
مشتری احمق نیست و نیازی به شنیدن جزئیات شرکت شما ندارد. به یاد داشته‌باشید تا اینجا باید با آن‌ها ملاقات کنید و درباره ارزشی که برای آن‌ها ایجاد می‌کنید و چگونگی حل مشکل آن‌ها گفتگو کنید.
این اسناد نباید ابزار متقاعدکردن مشتری شود. قبل از تحویل اسناد شما باید با مشتری جلساتی داشته‌باشید به عبارتی باید در گفتگوهای بحث کنید و فرصت فروش خدمت و مجوز آن را دریافت کنید.
پس این اسناد برای چه کاریست؟ قرارداد، تشریح کننده کارهایی است که در طول پروژه اجرا خواهد شد. این متن به فرازهایی خوشخوان و اطلاعاتی قابل فهم تقسیم می‌شود؛ مراحلی که در طول پروژه به مشتری در کسب نتیجه کمک می‌کند.
وقت خود را هدر ندهید
مشاورانی که پیشنهادهایی را تنظیم می‌کنند و آن‌ها را هرجا که رسیدند پخش می‌کنند، وقت خود را تلفمی‌کنند. پیشنهاد عامل فروش نیست. فروش شغل شماست، باید بتوانید در طول ملاقات با مشتری این کار را انجام دهید. در صورت ابراز علاقه مشتری، باید پیشنهاد را ارسال کنید.
در این نقطه، مشتری باید از شما در مورد بهای خدمات و پروژه پرسیده باشد و شما انتظار خود را بیان کرده باشید. قرارداد و پروپوزال، انتظارات طرفین است که در یک صفحه جمع می‌شود.
بیشتر مسائل پروژه‌های مشاوره ناشی از فقدان ارتباطات است و به شکل معمول، هنگامی بروز می‌کند که انتظارات مشتری، متفاوت از خدمات مشاور باشد.
پروپوزال به حل این مشکل کمک می‌کند. زیرا بین طرفین بابت پرداختی‌ها، مدت پروژه و غیره، شفاف سازی شده است.
پیشنهاد شما چه چیزهایی را باید پوشش دهد
هدف پروپوزال مقیدکردن معامله است نه برندهشدن در واگذاریکار؛ قبل ملاقات با مشتری باید کار را برنده شده باشید. پیشنهاد و توافق، شفافکردن و تبیین مجدد موضوع مبتلابه تجارت مشتری و راه حل آن است.
با تزریق پیوسته اطلاعات تازه به ذهن مشتری خودداری کنید؛ این کار اخذ تصمیم مشتری را متوقف می‌کند. اگر کار را خوب پیش برده باشید، مشتری باید محدوده سرمایه‌گذاری و هزینهی پروژه را فهمیده باشد. شما کماکان نباید عدد دقیقی و ثابتی را ابراز کنید، بلکه برای اطمینان از جدی بودن مشتری و اینکه هر دوطرف در مسیر تعامل هستند آن را آماده برای شلیک نگه دارید. اگر وسوسه می‌شوید اطلاعاتی که بحث نشده را با مشتری در میان بگذارید، از خود بپرسید: آیا طرح آن ارزش دارد؟ اگر نه، از بیان ان صرف تظر کنید.
پروپوزال شما آخرین مرور از تواناییهای شما برای مشتری است، این پیشنهاد با قراردادی که در مورد تمام موارد فیمابین شفافسازی شده باشد مقید می‌شود و آنگاه است که پروژه می‌تواند آغاز شود؛ نیازی به پیشنهاد و توافق مجزا نیست.
ذیلاً اجزاء پیشنهاد موثر آمده است. در زمان تحریر پیشنهاد، از زبانی حرفهای و فهمپذیر استفاده کنید. از چارچوبهای زبانی پیچیده پرهیزکنید از طرفی اگر چه لحن محاورهای شاید خوب باشد اما ترجیح بر استفاده از بیانی حرفهای و محکم در متن قرارداد است. مشتری نباید از بند و عبارتی غافلگیر شود و کار باید دقیقاً مطابق انتظارش باشد.
([i]) در ایران عموماً پروژه ها دولتی هستند که بیشتر به ساختار دولتی اقتصاد ایران باز می گردد.
دیدگاه‌ها