اختیارات و مسئولیت های غیر رسمی

سازمان های غیر رسمی:

زهرا، بازاریابی حرفه ای انجام می دهد و مستقل کار می کند؛ تدوین برنامه های بازاریابی، آموزش، سخنرانی در همایش ها و … جزء فهرست فعالیت های اوست؛ او شهرت و نشان خود را متمرکز بر ارائه راهکارهای سفارشی برای هر کسب و کار پی ریزی کرده است.

پروژه جدیدش تشکیل کارزار تبلیغاتی برای شرکت “بزرگان” تولید کننده محصولات و تجهیزات جانبی تلفن همراه است. زهرا برای هدایت بهتر کارها و پروژه هایش با مجموعه ای از دانشجویان و دانش آموختگان مدیریت روابط پروژه ای و ساعتی دارد، در این پروژه هم بعد از بررسی نیاز پروژه و بررسی توانمندی هر یک از همکارانش گروهی پنج نفره را برای تشریح پروژه، نیازها، دستمزد و … تشکیل می دهد.

معاون بازاریابی شرکت بزرگان، مسئول ایجاد این کمپین، زهرا را انتخاب کرده بود و اعضاء تیم شرکت خود را نیز خودش معرفی کرده است.

زهرا به محض دریافت رایانامه شرکت، اولین جلسه  را با دعوت از تیم معرفی شده برنامه ریزی کرد. به ضمیمه دعوت به جلسه، زهرا دستورالعملی مشتمل بر معرفی، هدف پروژه و پیشنهاد زمان بندی و مسئولیت های هر یک از اعضاء تیم را ضمیمه کرد. در این بین علی رغم تلاش برای دعوت آقای سهرابی که شنیده بود تأثیر زیادی در این قبیل جلسات دارد به دلیل عدم دسترسی، صرف نظر کرد.

سهرابی، از مدیران میانی شرکت بود ولی به دلیل تجربه ی بالا، در تمامی ارتباطات و پروژه های مشترک شرکت با مشتریان خارجی حضور داشت و صاحب نظر بود؛ او با دیگر اعضاء تیم هم ملاقات نکرده بود تا از آن ها برای شرکت کردن یا نکردن در پروژه صحبتی داشته باشد. کار انفرادی مشکلاتی از این دست هم دارد و همکارانی که با زهرا کار می کردند بیشتر حکم وردست داشتند تا اعضائی که بتوانند بخشی از کار را هدایت کنند.

سهرابی از این موضوع که برای جلسه هیچ هماهنگی با او نشده گله داشت؛ احساس می کرد زهرا باید قبل از تنظیم و دعوت به جلسه با او برای تدوین چارچوب کار هماهنگ می کرده است.

زهرا در اولین ارتباط با شرکت بعد از جلسه، از فراخوانش به دفتر سهرابی با خبر می شود، در نشست با سهراب، بعد از تعارفات معمول، آنچه که از لابلای حرف ها و کنایه ها دستگیر زهرا می شود این است که سهرابی درباره ی اینکه چرا بدون هماهنگی با او، جلسه ای هماهنگ شده و چرا قبل از ارسال دعوت نامه و تعریف موضوع جلسه نظر او خواسته نشده است، ناخرسند است!

در این نشست زهرا سعی کرد اوضاع از کنترلش خارج نشود به همین جهت طی ملاقات، اول از سهرابی عذر خواهی کرد و بابت اینکه از او دعوت نشده بود پوزش خواست.

سهرابی خرده مدیری بود که علی رغم منصب سازمانی از نفوذ زیادی برخوردار بود.

نکته :

هر سازمانی سبک مدیریتی خود را دارد؛ گاهی در شرکت های کوچک و فامیلی، اشخاصی که فاقد عنوان سازمانی هستند، مسئولیت کارهای مهمی را به عهده دارند.

شناخت سازمان های رسمی و غیر رسمی، هر چند گاهی دشوار، اما ضروری است؛ در این زمینه باید حداکثر داده های ممکن را گردآوری کرد؛ قطعاً بعد از تحلیل، در اجرا منافع آن مشاهده خواهد شد؛ گاهی سازمان توسط فردی اداره می شود که عنوان رسمی ندارد.

شناخت شرکت طرف قرار داد مهمترین موضوع در فعالیت های بعدی است.