در برنامه کاری کارفرما بی نظمی ایجاد نکنید!

بانک:

شرکت مشاوره نگین، در پی درخواست بانک “سین” و برای پروژه ی برنامه ریزی سه ساله منابع انسانی، شامل محورهای جذب، آموزش، بازنشتگی، جبران خدمت، نیاز سنجی های صنعت و .. برنامه ای فشرده مشتمل بر چهار هفته کاری از ساعت ۸ تا ۱۰ صبح برای شش روز هفته تنظیم می نماید که طی آن با سازمان دهی مجموعه ای از گروه های کاری و تیم های عملیاتی و با مشارکت اعضاء عضو بانک، پروژه را پیش خواهد برد.

از هفته ی اول این جدول کاری با جداول کاری بانک و تیم مسئول آن ها تداخل پیدا می کند؛ به این شکل که تیم سمت بانک علی رغم توسعه ساعات کاری نمی توانست خود را با جدول کاری شرکت تطبیق دهد. از یک طرف امور روزانه اعضاء تیم بانک و از طرفی جلسات طولانی شامگاهی شرکت مشاوره چالش جدی، فی مابین شده بود.

در پایان هفته ی اول کاری شرکت مشاوره موضوع عدم حضور موثر برخی اعضاء سمت بانک را به مدیر پروژه منعکس کرد؛ در کمال تعجب پروژه برای یک هفته و به درخواست بانک متوقف شد؛ این درخواست از سوی مدیران ارشد شرکت مشاوره و علی رغم قرارداد فی مابین مورد موافقت قرار گرفت زیرا بانک برای شرکت مشاوره مشتری کلیدی محسوب می گردید. بانک نیز از حضور نامنظم تیم مشاوره و درخواست های پراکنده ی آن ها شفاهاً گله مندی خود را اعلام کرد.

بانک قصد داشت برنامه ی منسجم تری را برای حضور اعضاء تیم خود در پروژه تعیین کند؛ البته این کار نیازمند بازنگری در تمام برنامه ها بود؛ اعضاء بانک در فعالیت جاری خود مشغله هایی داشتند که منفک کردن آن از فعالیت جاری ممکن نبود.

نکته :

شرکت ها علاوه بر مقررات خود برای ساعات کار، در بخش های همانند زمان برگزاری جلسات(صبح، عصر، قبل ساعات هایی مشخص و غیره) فرهنگ و برنامه ی خود را دارند. در بخش دولتی و خصوصی این ساعت ها متفاوت و وابسته به جریان فعالیت شرکت متفاوت است. طول جلسات و نحوه ی مدیریت آن ها هم متفاوت است. از طرفی در سازمان های رسمی این جلسات تابع آیین نامه های مدونی است و در شرکت های کوچکتر، این جلسات شناور و تابع ضرورت کاری است. در هر حال آنچه که مشتری از شما انتظار دارد نظم و حفظ انسجام شرکت طرف قرارداد شماست. برای دستیابی به این مهم نکات زیر مفید است :

• در مورد چارچوب ها و استانداردهای ساعت های کاری مشتری خود تحقیق و خود را با آن منطبق کنید.

• حتی اگر تا دیر وقت کار داشته اید باید رأس ساعت مقرر در جلسه ی خود با مشتری حاضر شوید.

• هنگامی که به هر دلیل از جمله کار، نمی توانید در جلسه شرکت کنید و یا مشاوره دهید، این موضوع را با مدیر خود در میان گذاشته و اجازه ندهید این قبیل مشکلات تبدیل به رویه شود همچنین این فرصتی است تا احیاناً شخص دیگری برای این کار انتخاب شود.

• جدول کاری خود را در جدول کاری مشتری تنظیم کنید. برنامه ریزی برای بعد از جدول ساعات کاری – اداری، موجب دلخوری کارکنان و تیم های کاری مشتری خواهد شد.