به جای تحویل یک پاورپوینت در فضائی متعامل کار کنید
پاورپوینت:
زمانی که به عنوان مشاور کار می کردم، به نگه داشتن نکات کلیدی و یافته های خود برای لحظه ی آخر و ارائه آن مثل ضربه ای غافل گیر کننده در پایان جلسه شناخته می شدم. سخت بر روی ارائه مرتبط با کار مشتری حتی تا دقایقی قبل از ملاقات با مشتری متمرکز می شدم؛ معمولا در لحظه ی آخر پیش از شروع جلسه، پیروزمندانه با نسخه ی چاپی ارائه که هنوز تازه از چاپگر خارج شده و داغ بود وارد اتاق گفتگو می شدم.
اما :
اما در یکی از نشست های آموزشی که در مورد سواد فن آوری بود، علی رغم نسخه ی کپی کامل و زیبایی که آماده کرده بودم، در نشست با کلی مسائل بغرنج و پرسش های متعدد مواجه شدم. از آن پس یاد گرفتم ارائه های یک طرفه از سوی مشاور عموماً منجر به درک و گفتگوی ناقص می گردد. این شرایط به روابط و درک متقابل از گروه کاری مشتری و همکاری بعدی با مشتری لطمه می زند.
آماده کردن یک ارائه در آخرین دقایق ملاقات، گواهی بر عدم وجود فهم لازم از نیاز مشتری و وجود اطلاعات لازم برای طرح و بحث در جلسه است. در این حالت مشکل به درستی طرح نمی شود و به سبب نقص فرآیند حل مسئله، ابهامات طرح مشاوره به آینده منتقل شده و موفقیت طرح به خطر خواهد افتاد.
نیروی خرد و هوش جمعی به اندیشه ی فردی مزیت دارد لذا هم اندیشی موثر و حساب شده، نتایج بهتری را برای این جلسات در بر خواهد داشت.
همچنین فهمیدم هر گونه بحث های تشریحی بخصوص هنگامی که با ذهنیت تیم مشتری تطبیق نداشته باشد بیشتر منجر به خطاهای بین فردی و سازمانی خواهد شد. اعضاء تیم با دیدن یک راه حل خلق الساعه و یا راه حلی که به شکل بدیع مطرح شود، موقعیت دفاعی اتخاذ می کنند. در این حالت اگر مابین ارائه، موضوعی که قبلاً مطرح شده و شکست خورده است را مطرح کنیم، ارتباط با مشتری صدمه دیده و ممکن است موقعیت اقتصادی ناشی از کار با مشتری را از دست بدهیم.
وقتی راه حلی در محیطی بسته و بدون اخذ نظر دیگران، طراحی و ارائه گردد، به نوعی نظرات دیگران که توقع می رود برای اجرای آن کوشا باشند نادیده گرفته شده است.
با کمی بررسی بیشتر بر روی ارائه ها و تلاش های قبلی فهمیدم حقیقت این جلسات خسته کننده است هیچ کس به نشستن و گوش دادن به ارائه و تک گوئی دیگران علاقه ندارد. افراد می خواهند در جلسات مشارکت داشته و بپرسند و دیدگاه خود را مطرح نمایند. افراد دوست دارند در حل مسئله و بحث ها شرکت داشته باشند. همه با این درخواست ها آشنا هستند اما کماکان به تنظیم و ارائه دیدگاه های خود ادامه می دهند. حال اگر به دنبال گفتمان به جای ارائه باشیم چه کاری باید انجام دهیم؟
توصیه ی من این است که :
نخست اینکه مطالب جلسه را با مشارکت اعضاء تهیه نمائید، اغلب بهترین راه کار در این مرحله بحث و اخذ نقطه نظرات اولیه از افرادی است که درگیر در مسئله و ذی مدخل در آن هستند . این فن به دیده شدن تمام زوایای کار و دیده شدن اعضاء در فرآیند کمک می کند. در فرآیند حل مسئله، آخرین اطلاعات را گردآوری و موارد را مرور کنید. مخاطبان را همیشه آگاه از قضایا نگه دارید و موضوع را پیچیده نکنید.
دوم: طرحی را در ارائه مطرح کنید که بینش و چشم انداز ایجاد کند؛ در بیشتر جلسات باید ارائه ی با جزئیات کافی برای فهمیدن و خواندن فراهم باشد. می توان برای تمام صفحات کلید واژه قرار داد و پرسش هایی را که با هدف هوشیار نگه داشتن مخاطبین، در طول ارائه طراحی کرد. سرانجام اینکه ، از عبارت مناسب برای نتیجه گیری استفاده کنید. اگر ارائه مرحله به مرحله با عرضه اطلاعات خلاصه که شامل نکات کلیدی است شروع شود، مخاطب می تواند همراه با ارائه شما پردازش ذهنی انجام دهد، و می تواند با اطلاعات عمیق تر مواجه شده و در میان ارائه آن ها را تحلیل کند.
سوم: برای تمام کسانی که در گروه هستند و نیاز به مطالعه قبل از ارائه دارند اطلاعات را ارسال کنید. اگر ارائه را با یک شروع گرم آغاز کنید و در نگاه به مخاطبان کسی را جا نیندازید می توانید شوق افراد را حتی اگر درگیر و ملزم به تشریح جزئیات باشید جلب کند. این موضوع به خصوص در مورد افرادی که تمایل به حلاجی درونی اطلاعات دارند مصداق دارد، آن ها می خواهند مطالب را در ذهن خود واکاوی کرده و نتیجه گیری خودشان را داشته باشند. امکان پیش مطالعه تضمینی است که کلیه افراد، ارائه را مطالعه و آن را خوانده و نظراتشان را داده اند.
چهارم: از پیمایش تمام صفحات پرهیز کنید و نکات را درون مباحث توزیع کنید. اگر افراد برای ارائه آماده شوند موضوعات را بهتر درک می کنند اما اگر ارائه کننده به تقلا برای خواندن محتوای ارائه بیفتد مخاطب نیز تمرکز خود را از دست خواهد داد. بهترین راهکار این است که شخص و یا اشخاصی را مأمور بحث در خصوص کلیات کنید به نحوی که مابین ارائه، آن ها موضوعاتی را برای گفتگو باز نمایند.
سرانجام ، افرادی را در محل برگزاری نشست برای گرفتن سئوالات حاضرین در نظر داشته باشید. از اینکه صدای سامانه های صوتی شما قابل قبول هست و در تمام نقاط همایش قابل شنیدن، مطمئن شوید.
دیدگاه‌ها