نرم افزاهای مدیریت حساب ها و کسب و کار مشاوره([i])
نرمافزارهای زیادی برای امور حسابداری و مدیریتاطلاعات فعالیت‌های مشاوره وجوددارد که هم ازنظر قیمت و هم در مجتمعکردناطلاعات و صورتحسابها مناسبند([ii]).
فرشبوک[۱]: این برنامک برخط، ردیابی زمان صرفشده بر روی پروژه و مدیریت صورت حسابها و پیش فاکتورها را فراهم می‌کند.
کوئیکبوک[۲]: همانند یک حسابداری ساده، امکان مدیریت درآمد-هزینه را فراهم می‌کند. نکتهی خوب این نرمافزار امکان صدور فوری صورتحساب است. در پایان سال مالی هم، به سادگی تمامی اطلاعات قابل چاپ یا ارسال به حسابدار شخصی است.
زیرو[۳] : برنامه‌ای کاملاً جاافتاده که در سراسر جهان پشتیبانی می‌شود.
ویواکونتینگ[۴] : در حالحاضر رایگان است و تمام بزکدوزک[۵] کاربر پسند یک برنامه حسابداری پایه را داراست. همچنین همانند “زیرو” و “فرش بوک” در فضای ابری نیز قابل استفاده است.
هاروست[۶]: برنامه‌ای با طراحی خوب که به شما برای مشاهده روند سپریشده بر روی پروژه‌ها و ایجاد بهرهوری کمک می‌کند.
اورنوت[۷] : برنامه‌ای وب پایه و موبایلی که امکان ذخیره و سازماندهی همه نوع اطلاعات از فایلهای صوتی و ضبط شده تا عکسها، ویدئو، فایلهای متنی، بخش‌هایی از صفحات وب و غیره را فراهم می‌کند. با این نرمافزا می‌توانید برای هر پروژه پوشهای ایجاد کنید و سوابق هر کدام را برای مراجعه از هرجایی را امکانپذیر کنید.
بیس کمپ[۸]: این نرمافزار ابزاری پیشرو در مدیریت پروژه و کار گروهی برخط است. بیس کمپ امکان مدیریت موثر تمام پروژه‌های شما را فراهم می‌کند. حتی میتوایند پروژه را درون برنامه، به اشتراک گذاشته و بر روی آن با مشتری بحث و تبادل نظر کنید.
اینفیوژن سافت[۹] : برنامهی همه کاره CRM، بازاریابی و تجارت الکترونیک که البته ارزان نیست اما به شکل قابلتوجهی باعث صرفهجوئی در زمان می‌شود و با کنارهم چینی راهکارهای مختلف قیمتگذاری، بازاریابی موثرتری فراهم می‌کند.
آنتراپورت[۱۰]: رقیب نرمافزار قبلی است. پیش از تصمیم هر دو را بررسی کنید زیرا افراد ترجیحات متفاوتی در این دو مورد دارند.
هاباسپات[۱۱]: این نرمافزار ردیابی لحظهای همهی مشتریان را خیلی تمیز و با داشبوردی بصری فراهم می‌کند؛ رایگان است و نیازی به کارت اعتباری و قرارداد و آموزش ندارد.
نحوه پرداخت به موقع
]انجام کار و دریافت وجه در خاتمه کار، شیوهای است که بسیاری از مشاوران به کار میبرند[ اگر برای برخی مشتریان که شناخت خوبی از آن‌ها دارید و دولتی ها، فقط در پایان ماه و یا در پایان پروژه درخواست وجه می‌دهید، این شیوه قابل تسری به تمام مشتریان نیست.
پس از دورهای تلاش، نباید در موقعیتی قرار گیرید که شاید اصلاً پولی نگیرید. هرچند در اکثر مواقع حق و حقوق خود را دریافت می‌کنید اما این روش، تنها انتخاب پیش روی شما نیست.
اما چگونه مطمئن شویم که به موقع دستمزد خود را میگیریم؟ خیلی ساده است؛ قبل از کار آن را دریافت کنید. من درخواست وجه را قبل از پایان ماه جاری یا در ابتدای ماه، پیش از شروع کار ارسال می‌کنم. با این حساب اگر در فروردین شروع به کار کنم، در پایان اسفند یا دو روز اول فروردین درخواست وجه خواهم داد.
من از مشتریانم میخواهم طی هفت روز صورت حسابم را پرداخت کنند زیرا شرکتی چند ملیتی و بزرگی نیستم که بتوانم یا بخواهم تا آخرماه صبر کنم. “اگر خودم را برای نتیجه گرفتن مشتری هلاک کرده‌ام دلیلی هم برای عدم دریافت فوری دستمزدم ندارد([iii]).”
اگر مشتری شما توانکافی برای پرداخت هزینهها را ندارد، منتظر روزی که نتواند یا نخواهد وجهی پرداخت کند، باشید.
برای برخی از شما ممکن است این روش غیرمنطقی بهنظر برسد. این هم نگاه درستی است بههرحال هیچ درست و غلط وجود ندارد بلکه همه به رابطه شما و مشتری و موقعیت بازمی‌گردد. با اینحال، اکثر مشاوران زمان زیادی صرف کلنجار رفتن با این سئوال ذهنی می‌کنند که “کی پول خود را دریافت می‌کنند؟”. شوربختانه اگر برنامه‌ای برای این موضوع آماده نکنید به دام نگرانی که حقتان نیست، خواهید افتاد.
در همان بدو شروعکار در مورد شیوه کار و ترتیب دریافت دستمزد خود قرار بگذارید. اگر به هنگام و بدون مردد بودن این کار را کردید، بعید است با مقاومتی مواجه شوید.
مشاور ملزم به ارائه کار به مشتریان است و برای کسب رضایتمندی آن‌ها باید بکوشد؛ از سوی دیگر مشتریان کار با مشاور را انتخاب کردهاند زیرا هم اعتماد دارند و هم باور کردهاند که مشاور فردی متخصص است.
زمانی که اینگونه رابطه شکل گرفت(در این شرایط مشتری شما شرکتی قوی است)، مشتری مسئله‌ای با پیش پرداخت ندارد.
فرقی ندارد آن‌ها کل هزینه مشاوره هرماه یا بخشی، مثلاً ۵۰، ۳۳ و ۲۵ درصد را جلو پرداخت کنند. آنچه مهم است، دریافت پول برای کاری است که انجام خواهید داد. اگر شما به تعهدات خود در نتایج، عمل کنید، مشتری نباید با چرخهی صورت حساب تنظیمی شما مشکل داشته باشد. در مورد شرکت‌های بزرگ با بخش‌های تدارکات و مدیریت منابع انسانی که جداول پرداختی خاص خود را دارند، استثناء وجود دارد.
در شروع کار نحوه دریافت دستمزد خود را مشخص کنید؛ مثلاً “اول ماه”، و “پرداخت طی هفت روز از ارسال فاکتور یا صورتحساب.”
با مشتری ثابتی که بعد از اتمام و تکمیل کار دستمزد شما را پرداخت می‌کند چه باید کرد؟ اگر روابط گل و بلبل است و همیشه پرداختها سروقت است، احتمالاً میتواند به این شیوه ادامه دارد.
با این حال برای تغییر این رویه، خیلی ساده آن‌ها را از سامانه جدید خود در مورد تسویه فاکتورها آگاه کنید که تمام مشتریان حداقل بخشی از دستمزد را به شکل پیشپرداخت انجام می‌دهند.
مجدداً اگر ظرافت به خرج دهید، مسئله‌ای پیش نخواهد آمد. من سالهاست که این کار را انجام می‌دهم و به ندرت با مسئله‌ای روبرو شدهام. در مورد اینکه در صورت رویرو شدن با مشکل چه باید انجام داد حرف خواهیم زد.
[۱] Freshbooks – (http://www.freshbooks.com/)
[۲] Freshbooks – (http://www.freshbooks.com/)
[۳] Xero – (http://www.xero.com)
[۴] Wave Accounting –(http://www.waveaccounting.com)
[۵] bells and whistles
[۶] Harvest – (http://www.getharvest.com)
[۷] Evernote – (http://www.evernote.com)
[۸] Basecamp – (http://www.basecamp.com)
[۹] Infusionsoft – (http://www.infusionsoft.com)
[۱۰] Ontraport – (http://ontraport.com)
[۱۱] Hubspot CRM – (www.hubspot.com/CRM)
([i]) SOFTWARE PROGRAMS YOU CAN USE TO STREAMLINE YOUR BUSINESS
([ii]) قائدتاً بسیاری از این نرم افزارها در ایران به شکل غیر اصل در حال استفاده هستند که به دلیل ریجستر نشدن هیچ گاه عملکرد کامل خود را ارائه نمی کنند و در هر زمان ممکن است دچار مشکل شده و ادامه کار با آن ها با وجود ثبت و ضبط پر زحمت اطلاعات غیر ممکن شود. ترجیحاً برای کار بی نقص یا باد از نرم افزاهای ایرانی استفاده کرد یا به شکلی، با پرداخت ارزی از طریق کارتهای اعتباری آشنایان و بستگان در خارج از کشور، نسخه ی اصل را خریداری کرد.
([iii]) If I’ve busted my butt to get my clients results, there is no reason they shouldn’t pay me promptly.
دیدگاه‌ها